Domina la tua casella di posta elettronica con l'approccio 321-Zero

"Secondo un'indagine condotta dal McKinsey Global Institute, chi lavora in ufficio trascorre 2,6 ore al giorno a leggere e rispondere alle email, pari al 33% di una settimana lavorativa di 40 ore".

La maggior parte di noi trascorre gran parte delle ore di lavoro leggendo e rispondendo alle email invece di essere produttivo. 

Secondo alcuni studi, chi lavora in ufficio passa in media 2,6 ore al giorno a leggere e rispondere alle email.

Si tratta di un terzo del nostro tempo d'ufficio! 

È molto più tempo di quanto dovrebbe essere.

Le email sono una forma dominante di comunicazione professionale, ma è necessario imparare a usarle per evitare distrazioni.

Uno dei modi migliori per controllare la posta elettronica è utilizzare l'approccio "321-zero", che prevede di controllare la posta elettronica tre volte al giorno (preferibilmente la mattina, a mezzogiorno e la sera), di impiegare 21 minuti per azzerarla e di ignorare le email in tutti gli altri momenti. 

Questo sistema ci aiuterà a rimanere concentrati: la pressione del tempo ci permetterà di rispondere rapidamente e di navigare nella casella di posta elettronica in modo meno distratto.

Ridurre il tempo dedicato alla casella di posta elettronica con l'approccio 321-zero

• Disiscriviamoci da tutte le newsletter. In questo modo eviteremo che altre aziende si intromettano nella nostra giornata, interrompano il nostro flusso e ci tentino con le loro offerte.
• Disattiviamo tutte le notifiche email. Le notifiche interrompono la concentrazione, i ritmi di lavoro e la capacità di essere presenti durante le riunioni e le conversazioni.
• Occupiamoci di tutte le email arrivate nelle ultime 48 ore.
• Applichiamo le 4D ogni volta che apriamo la posta elettronica. Fallo, delegalo, rimandalo o cancellalo.
• Pensiamoci due volte prima di inoltrare, mandare in cc o ccn. Questo ci aiuterà a limitare la vostra casella di posta elettronica, poiché è probabile che riceveremo una risposta per ogni email inviata e per ogni cc incluso.
• Utilizziamo la riga dell'oggetto per indicare l'azione richiesta. Questo aiuterà il destinatario a elaborare l'email in meno tempo.
• Manteniamo le vostre e-mail brevi. Essere brevi non è scortese. È un segno di rispetto per il tempo degli altri.