Trucchi per le riunioni usati da Google, Apple e Virgin

“La maggior parte delle riunioni è mal organizzata, mal gestita e altamente inefficiente"

 La maggior parte delle riunioni ruba molto tempo.

 La maggior parte di noi spende molto tempo che avrebbe potuto impiegare in attività più produttive invece di partecipare a riunioni mal organizzate.

 Per gestire il nostro tempo in modo efficace, dobbiamo limitare il numero di riunioni che programmiamo e a cui partecipiamo.

 Partecipiamo alle riunioni solo come ultima risorsa, quando tutte le altre forme di comunicazione si sono rivelate inefficaci.

 Un ordine del giorno efficace è fondamentale per il successo di ogni riunione, in quanto fornisce una struttura chiara da seguire per tutti.

I membri del gruppo saranno in grado di organizzare i loro pensieri in anticipo e la riunione procederà in modo molto più fluido. 

 I tre problemi principali delle riunioni sono:

• Iniziano in ritardo: Questo significa solo che si perde tempo prezioso in attesa dell'inizio della riunione.
• Le persone sbagliate partecipano e dominano: Questo ritarda il processo decisionale e comporta una perdita di tempo prezioso.
• Il tempo viene speso su questioni banali invece che su quelle importanti.

 Rendere le riunioni efficaci con un ordine del giorno efficace.

• Prima della riunione, chiediamo ai partecipanti di fornire suggerimenti sull'ordine del giorno. In questo modo si eviterà che emergano nuovi argomenti e facciano deragliare dall'obiettivo principale.
• Indichiamo chiaramente lo scopo della riunione. Si tratta di una riunione per la risoluzione di problemi, di una riunione di team building, di una riunione di brainstorming o di una riunione di pianificazione trimestrale?
• Scegliamo un facilitatore per la riunione. Un facilitatore modererà la conversazione durante la riunione, aiutandoci a risparmiare tempo.
• Identifichiamo tutti i partecipanti essenziali. Meno sono i partecipanti, migliore sarà il risultato della riunione.
•  Alleghiamo a ogni punto dell'ordine del giorno una stima realistica dei tempi. Ciò consentirà ai partecipanti di monitorare i progressi e il ritmo della riunione.